Introducción
En Progresus, nos dedicamos a potenciar las áreas de ventas, marketing y servicio al cliente mediante tecnologías innovadoras. Recientemente, nos enfrentamos al reto de optimizar los procesos de pago en línea para nuestros clientes. Nuestra meta era clara: simplificar la manera en que los clientes gestionan sus facturas y reducir la carga operativa de nuestro equipo financiero. Para lograrlo, decidimos implementar un canal de pagos en línea ágil y eficiente en HubSpot CMS.
Descripción del Problema
Buscábamos mejorar nuestro proceso de pagos mediante una aplicación que permitiera a los clientes acceder a sus facturas de manera sencilla, ingresando solo su NIT y el número de factura. Además, la solución debía incluir cálculos automáticos de retenciones fiscales cuando fuera aplicable y facilitar pagos en monedas extranjeras, principalmente en dólares. Aunque el sistema de pago anterior no afectaba críticamente la operación, la automatización y simplificación del proceso eran esenciales para reducir la carga manual del equipo de finanzas y optimizar el flujo de trabajo.
Causas Raíces del Problema
Nuestro equipo enfrentaba varios desafíos. Desde el punto de vista tecnológico, necesitábamos desarrollar una aplicación pública que garantizara validaciones precisas y seguras para cada cliente. Esta aplicación también debía integrarse con sistemas preexistentes, como la API de Siigo, sin comprometer la seguridad ni la eficiencia. Por otro lado, para el equipo financiero era crucial que la aplicación no solo fuera funcional, sino que también cumpliera con los requerimientos de retención fiscal, lo que añadía una capa de complejidad al proceso.
Consecuencias para el Negocio
Si bien el sistema de pagos anterior no generaba pérdidas financieras ni interrupciones graves, los tiempos de gestión y resolución de problemas eran mayores, sobrecargando al equipo de finanzas y afectando la eficiencia operativa. Con la implementación de una solución optimizada, buscamos disminuir estos tiempos y ofrecer a nuestros clientes una experiencia de pago más ágil y satisfactoria.
Solución Propuesta con HubSpot CMS
Para resolver el problema, implementamos una solución basada en HubSpot CMS Enterprise, con una arquitectura de aplicación en VUE 3 y tecnología serverless, integrada con la API de Sigo. Los pasos clave de implementación incluyeron:
- Socialización de Requerimientos: Definimos necesidades y limitaciones con el equipo financiero.
- Diseño del Prototipo: Creamos una interfaz optimizada y fácil de usar para el cliente.
- Desarrollo en VUE 3: Maquetamos la aplicación y conectamos la API de Sigo.
- Pruebas Funcionales: Realizamos pruebas iterativas para garantizar un funcionamiento perfecto antes del lanzamiento.
Plantillas y Módulos Implementados
La aplicación se estructuró como una Single Page Application (SPA) con una plantilla de inicio (Home) que incluye un stepper principal para guiar al usuario a lo largo del proceso de pago, facilitando la navegación y simplificando cada paso:
- Home: Stepper principal para guiar al usuario de manera intuitiva en el pago.
Funcionalidades Integradas
Implementamos varias funcionalidades avanzadas para mejorar la experiencia del cliente:
- Validación de Facturas por NIT: Acceso seguro con solo ingresar el NIT y el número de factura.
- Cálculos Automáticos de Retenciones: Subtotales ajustados según requisitos fiscales.
- Pagos en Moneda Extranjera: Soporte para USD, facilitando las transacciones internacionales.
- Adaptación para HubSpot CMS: Integración total con el CMS y el flujo de pago.
Beneficios de la Solución
La implementación de esta aplicación de pagos en HubSpot CMS nos permitió obtener beneficios tangibles en eficiencia operativa y experiencia del cliente:
- Optimización de Procesos de Pago: Reducción de la carga de trabajo del equipo financiero mediante la automatización de tareas.
- Mayor Eficiencia Operativa: Menor tiempo en la gestión de pagos, con tiempos de respuesta mejorados.
- Aumento en Transacciones en Línea: Mejora en la conversión de clientes al canal digital, incrementando la tasa de adopción del pago en línea.
Ejemplo de Resultado Real
Tras implementar esta solución, logramos resultados cuantitativos destacados:
- Reducción del Tiempo de Carga: Disminución del 50% en tiempos de carga del sitio.
- Aumento en Transacciones Online: Incremento del 30% en transacciones, facilitando la experiencia de nuestros usuarios.
- Menor Tiempo de Mantenimiento: Reducción del 40% en el tiempo dedicado a la resolución de problemas técnicos.
Conclusión
La implementación de esta solución en HubSpot CMS no solo mejoró nuestra eficiencia operativa, sino que también facilitó el proceso de pago para nuestros clientes, logrando un impacto positivo en la conversión y satisfacción del cliente. Este caso demuestra cómo la tecnología adecuada puede optimizar procesos clave en la gestión empresarial, ofreciendo una solución intuitiva y segura para los pagos en línea.
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