Introducción
En el dinámico mundo del comercio electrónico, gestionar ventas y facturación electrónica de manera eficiente es fundamental para el éxito. Una empresa dedicada a la venta de ropa a través de Shopify identificó la necesidad de optimizar sus procesos de facturación. Decidieron integrar su CRM, HubSpot, con Siigo, su sistema de facturación electrónica, para automatizar la sincronización de datos y mejorar la precisión en la creación de facturas.
Automatizar la sincronización de datos es clave para la eficiencia operativa.
Descripción del Problema
Uno de los principales desafíos de la empresa era la carga manual de información desde HubSpot a Siigo al momento de generar facturas electrónicas. Este proceso manual incluía la introducción de contactos y productos, ralentizando la operación y abriendo margen para errores humanos. La falta de sincronización automática entre ambas plataformas generaba duplicación de tareas y retrasos, afectando la rapidez y precisión en la facturación.
La carga manual de datos afecta la velocidad y precisión de la facturación.
Requisitos y Expectativas del Cliente
La empresa buscaba automatizar la sincronización de contactos y productos entre HubSpot y Siigo para generar facturas electrónicas de manera ágil. El objetivo era que toda la información para la facturación estuviera lista en Siigo, directamente desde HubSpot, sin necesidad de cargas manuales. Esperaban mejorar la rapidez de generación de facturas y reducir errores asociados a la duplicación de datos, asegurando que productos y contactos estuvieran siempre actualizados.
Sincronización automática: una solución para minimizar errores y duplicación.
Causas Raíces del Problema
El problema principal era la desconexión entre los sistemas de gestión de clientes (HubSpot) y el sistema de facturación electrónica (Siigo). Debido a la falta de integración automática, el equipo debía ingresar manualmente los datos de productos y contactos en Siigo, consumiendo tiempo y aumentando el riesgo de errores. La ausencia de sincronización directa hacía el proceso más lento y propenso a inconsistencias.
La desconexión entre plataformas genera un proceso lento y propenso a errores.
Solución Propuesta
Para resolver este desafío, la empresa implementó una integración unidireccional entre HubSpot y Siigo utilizando HubSpot Operations Hub. Se desarrolló un código personalizado que permitía sincronizar automáticamente productos y contactos de HubSpot a Siigo, de forma que al crear un nuevo negocio o contacto en HubSpot, los datos se reflejaran de inmediato en Siigo, listos para facturación electrónica.
La integración se realizó usando las API REST de Siigo y HubSpot, asegurando un flujo continuo de información entre ambos sistemas. Se priorizó la seguridad, utilizando protocolos SSL/TLS para proteger los datos y tokens de autenticación para asegurar que solo los usuarios autorizados accedieran a la información.
Sincronización automática en tiempo real, sin intervención manual.
Implementación y Ejecución
El equipo utilizó HubSpot Operations Hub para escribir el código personalizado que permitió que los productos y contactos gestionados en HubSpot se sincronizaran automáticamente con Siigo, eliminando la necesidad de intervención manual. Se utilizó Node.js para gestionar eficientemente la comunicación entre las APIs de HubSpot y Siigo.
Durante la implementación, se consideraron aspectos técnicos como los límites de tasa de las APIs para evitar bloqueos y asegurar una sincronización estable. El equipo también se enfocó en manejar de manera segura los tokens de autenticación y las credenciales, almacenándolos para evitar riesgos de seguridad.
Automatización sin fricciones: cada detalle técnico fue planificado.
Beneficios Tangibles
La integración entre HubSpot y Siigo ha aportado numerosos beneficios tangibles para la empresa. Ahora, el equipo ya no necesita ingresar manualmente la información de contactos y productos en Siigo para generar facturas electrónicas. La sincronización automática asegura que los datos estén siempre actualizados y listos para facturación, reduciendo drásticamente el tiempo de operación.
Gracias a esta automatización, se ha logrado minimizar errores humanos y aumentar la precisión en la facturación, permitiendo que el equipo de ventas se enfoque en tareas más estratégicas, como servicio al cliente y expansión de negocio, en lugar de procesos administrativos repetitivos.
Menos errores, más tiempo para el cliente: el valor de la automatización.
Conclusión
La integración entre HubSpot y Siigo ha sido un cambio transformador para esta empresa de eCommerce. Al automatizar la sincronización de productos y contactos, se optimizaron los procesos de facturación electrónica, mejorando tanto la eficiencia operativa como la precisión en las transacciones. Para empresas con desafíos similares, esta integración es un claro ejemplo de cómo una correcta sincronización de datos puede mejorar significativamente los procesos internos.
La integración de sistemas es clave para escalar sin aumentar carga administrativa.
