Introducción
En el sector cultural, la gestión eficiente de proyectos es clave para el éxito. Una organización sin ánimo de lucro dedicada a la financiación de proyectos culturales identificó la necesidad de migrar su plataforma de inscripción de proyectos a un sistema más robusto y eficiente. Optaron por el CMS de HubSpot, no solo para mejorar el rendimiento del sitio, sino también para aprovechar sus funcionalidades avanzadas, optimizar procesos internos y mejorar la experiencia del usuario.
HubSpot CMS permite optimizar procesos y experiencia de usuario.
Descripción del Problema
La organización enfrentaba un desafío significativo en la gestión de su convocatoria anual de inscripción de proyectos culturales, que debían evaluarse y procesarse bajo criterios específicos. Previamente, utilizaban una plataforma de software para este fin, pero decidieron migrar al CMS de HubSpot para mejorar la estabilidad y rendimiento del sitio. Sin embargo, el equipo de TI tuvo dificultades para mantener el sitio web y solucionar problemas de rendimiento en la plataforma anterior, lo que afectaba tanto la eficiencia operativa como la experiencia de los usuarios.
La antigua plataforma de inscripción impactaba la eficiencia operativa.
Causas Raíces del Problema
El principal problema técnico fue la incapacidad del equipo de TI para mantener el sitio web y resolver problemas de rendimiento de manera efectiva. La organización necesitaba aprovechar las capacidades de HubSpot para implementar un sistema de inscripción que mejorara el ciclo de vida de los proyectos, la asignación de recursos y la comunicación con los usuarios de la plataforma.
HubSpot CMS ofrecía funcionalidades necesarias para mejorar la inscripción.
Consecuencias para el Negocio
El rendimiento subóptimo de la plataforma de inscripción afectaba negativamente la operación diaria, retrasando la inscripción de proyectos y limitando la cantidad de propuestas recibidas durante las convocatorias. Esta situación aumentaba el tiempo y recursos necesarios para el mantenimiento del sitio, reduciendo la eficiencia en la gestión de proyectos culturales.
El bajo rendimiento afectaba la inscripción y evaluación de proyectos.
Solución Propuesta con CMS HubSpot
Para abordar estos desafíos, la organización implementó una solución completa en HubSpot CMS Enterprise, integrando HubDB y herramientas avanzadas de optimización de rendimiento. El proceso de implementación incluyó:
- Recolección de Requisitos Funcionales: Basada en la estructura de la plataforma anterior.
- Estructuración de Ciclo de Vida: Creación de objetos personalizados, pipelines y workflows en HubSpot.
- Rediseño de la Plataforma: Prototipos en Adobe XD para una interfaz centrada en el usuario.
- Desarrollo e Implementación: Creación de módulos específicos y páginas de contenido privado.
- Pruebas Funcionales Iterativas: Con el equipo de la organización, ajustando continuamente la plataforma.
- Configuración de Automatizaciones: Estructura de información, automatizaciones y plantillas de correo.
- Capacitaciones Técnicas: Al equipo, para un manejo eficiente de la nueva plataforma.
HubSpot CMS estructuró el ciclo de vida del proyecto y mejoró la inscripción.
Plantillas y Módulos Implementados
Se implementaron diversas plantillas y módulos específicos para garantizar una experiencia de usuario fluida y eficiente:
- Login y Registro: Páginas de inicio de sesión y registro en el sistema.
- Recuperación de Contraseña: Página de restablecimiento de contraseñas.
- Lista de Proyectos y Detalle: Listado dinámico y ficha detallada de proyectos por usuario.
- Edición de Proyectos: Formulario con secciones para completar la inscripción.
- Vista de Progreso: Sistema por pasos para el proceso de postulación.
- Página de Confirmación: Para agradecer las acciones completadas.
Cada plantilla incluía módulos específicos, como gestión de sesiones, formularios dinámicos y scripts personalizados para mejorar la usabilidad.
Plantillas y módulos optimizaron cada etapa de la inscripción.
Funcionalidades Integradas
La implementación de HubSpot CMS permitió integrar funcionalidades avanzadas como:
- Gestión de Sesiones: Control de acceso para usuarios registrados.
- Páginas Privadas: Acceso exclusivo a contenido específico.
- Countdown para Convocatorias: Temporizador para gestionar tiempos de inscripción.
- Formularios Dinámicos y Scripts: Campos pre-rellenados y controles específicos de formato.
- Gestión de Proyectos: Módulos para eliminar o descartar proyectos en pre-postulación.
HubSpot CMS permitió accesos personalizados y control avanzado.
Beneficios de la Solución
La implementación de HubSpot CMS resultó en beneficios tangibles para la organización cultural:
- Reducción del Tiempo de Carga: Tiempo de carga del sitio web reducido en un 50%.
- Mayor Estabilidad y Menos Caídas: Aumento de la confiabilidad y reducción de interrupciones.
- Optimización de Mantenimiento: Reducción del tiempo de mantenimiento en un 40%.
Menor tiempo de carga, más estabilidad y mantenimiento optimizado.
Mejora en Eficiencia Operativa y Tasa de Conversión
La organización experimentó una mejora en su eficiencia operativa, dedicando menos tiempo a resolver problemas técnicos y más a la gestión de proyectos culturales. La mejor performance del sitio incrementó la satisfacción del usuario y la efectividad de las inscripciones, mejorando la tasa de conversión de proyectos registrados.
Más tiempo en gestión de proyectos, menos en problemas técnicos.
Conclusión
La migración de la plataforma de inscripción de proyectos a HubSpot CMS no solo resolvió los problemas técnicos y de rendimiento, sino que también mejoró la experiencia de usuario y la eficiencia operativa. Este caso es un ejemplo de cómo una tecnología adecuada puede transformar la gestión de proyectos culturales, ofreciendo una experiencia de inscripción optimizada para todos los involucrados.
HubSpot CMS mejora la eficiencia operativa y la experiencia de usuario.
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