Introducción
En el sector educativo y de bienes raíces, la gestión eficiente de datos es clave para el éxito. Una empresa líder en el ámbito de la asesoría y capacitaciones se encontró con desafíos significativos al usar su sistema actual, Keap. Buscando mejorar la centralización de datos, la automatización de procesos y la integración con herramientas clave, decidieron migrar a HubSpot. Este artículo detalla cómo la migración fue implementada para optimizar la gestión de leads y mejorar la eficiencia operativa.
Descripción del Problema
La empresa utilizaba Keap para gestionar sus datos, pero enfrentaba problemas de integración con herramientas de Webinars y marketing, y problemas con la sincronización de datos en tiempo real. Estos desafíos dificultaban la obtención de una visión unificada de los clientes y la implementación de procesos de marketing efectivos.
Requisitos y Expectativas del Cliente
El cliente tenía varios objetivos clave:
- Mejora en la gestión de leads: Automatización avanzada para gestionar de manera eficiente los procesos de formación y ventas.
- Centralización de datos: Obtener una visión unificada de los clientes integrando datos desde herramientas diversas.
- Aumento de la eficiencia del equipo de marketing: Mejorar las capacidades mediante herramientas más robustas.
Causas Raíces del Problema
Las limitaciones de Keap en la integración con otras herramientas y la falta de automatización avanzada estaban afectando directamente la capacidad del cliente para mantener la coherencia y la integridad de los datos en sus operaciones diarias.
Solución Propuesta
La migración a HubSpot se diseñó con un enfoque en:
- Homologación de datos: Asegurando que los datos migrados sean consistentes con los nuevos modelos de datos en HubSpot.
- Personalización del CRM: Creación de objetos y campos personalizados en HubSpot para manejar la información específica de Webinars y cursos.
- Integraciones optimizadas: Configuración de integraciones entre HubSpot y las herramientas de Webinars, asegurando que sólo se migren datos relevantes.
Detalles de los Objetos y Datos Migrados
Durante el proceso de migración, se tuvo especial cuidado en cómo los datos y objetos existentes en Keap se adaptaron a la estructura de HubSpot:
- Información de Contacto: Los contactos fueron migrados con datos esenciales como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones físicas, y etiquetas de clasificación. Además, se crearon campos personalizados en HubSpot para capturar información específica, como los cursos tomados anteriormente.
- Webinars (Objeto Personalizado): Se desarrollaron objetos personalizados en HubSpot para gestionar información detallada sobre los webinars, incluyendo datos como fechas, horas, duración, mensajes, fuentes, promociones y evaluaciones.
- Relaciones entre Objetos: Se mantuvieron y adaptaron las relaciones entre los contactos y los webinars asistidos, asegurando que la información histórica y las asociaciones relevantes fueran preservadas y reflejadas correctamente en HubSpot.
Implementación y Ejecución
El proceso de migración incluyó:
- Integración nativa: Conexión y configuración de la integración nativa para traer la mayor cantidad de datos posibles de manera directa.
- Extracción de datos desde Keap: Mediante exportaciones en CSV o Excel se complementó la información, con campos que presentaban limitantes o configuraciones avanzadas, razón por la que no podrían migrarse mediante el integrador nativo.
- Configuración de HubSpot: Adaptación del CRM para reflejar el modelo de negocio de la empresa, incluyendo la creación de objetos personalizados para la gestión de Webinars.
- Formación y soporte: Capacitación continua del equipo en el uso de HubSpot, junto con soporte técnico durante y después de la migración.
Beneficios Tangibles
Después de la migración, el cliente experimentó:
- Centralización de datos: Una visión unificada de los clientes, mejorando la toma de decisiones.
- Automatización mejorada: Reducción en la carga operativa y un incremento en la eficiencia del equipo de marketing.
- Mejor sincronización de datos: Datos en tiempo real que permitieron una gestión más precisa de los leads y las ventas.
Conclusión
La migración a HubSpot permitió al cliente superar las limitaciones de su sistema anterior, mejorando significativamente la gestión de datos y la eficiencia operativa. Este caso subraya la importancia de una migración bien planificada, donde la personalización y el entendimiento del modelo de negocio juegan un papel crucial para el éxito.
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