En el competitivo mundo de la pintura y el revestimiento, optimizar las operaciones es esencial. Una empresa del sector reconoció la importancia de integrar su aplicación móvil, administración web y sistemas internos con HubSpot para mejorar la gestión de procesos y potenciar las operaciones de marketing. Esta APP móvil es utilizada por técnicos en campo, aliados clave de la empresa, para gestionar visitas técnicas y ejecutar servicios de pintura en los espacios asignados desde HubSpot. Al centralizar estos sistemas, se buscó automatizar la interacción con los técnicos, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la eficiencia operativa, destacando el impacto de integrar todos los procesos en un solo flujo de trabajo con HubSpot.
La empresa enfrentaba el desafío de la falta de un sistema centralizado y automatizado que conectara su aplicación móvil, utilizada por técnicos en campo, con el administrador web y HubSpot. Sin una integración adecuada, tareas como la generación de cotizaciones, la asignación de servicios técnicos, la comunicación con los clientes y el seguimiento de los servicios se gestionaban de manera manual, lo cual ralentizaba los procesos e introducía margen de error. Esto impactaba tanto la eficiencia operativa como la experiencia del cliente, y limitaba la capacidad de ofrecer un servicio más personalizado y coherente.
El objetivo clave era que los técnicos en campo pudieran gestionar espacios para pintar, registrar detalles del servicio (como fotos y cotizaciones) desde la APP móvil y recibir asignaciones de trabajo desde HubSpot. Adicionalmente, la empresa buscaba automatizar la generación y envío de cotizaciones, la administración de servicios y usuarios desde una plataforma web amigable, y sincronizar estos datos con HubSpot para facilitar el seguimiento completo de cada servicio, desde la cotización inicial hasta la finalización del trabajo.
El problema principal era la falta de una infraestructura integrada que permitiera que los técnicos en campo y el equipo de administración trabajaran de manera coordinada y eficiente. La incapacidad de sincronizar los datos entre la APP móvil, la administración web y HubSpot significaba que los servicios de campo y el seguimiento de cotizaciones se gestionaban en sistemas separados, dificultando un flujo de trabajo fluido y centralizado.
La solución consistió en desarrollar una APP móvil, una administración web y una REST API, todos integrados con HubSpot de manera bidireccional. Esto permitió que los datos de las operaciones en terreno fluyeran hacia HubSpot para su gestión, análisis y acciones de marketing automatizadas. Los técnicos en campo podían recibir asignaciones de servicios directamente desde HubSpot, gestionar el servicio en la APP móvil y enviar fotos y cotizaciones, mientras que la administración web y HubSpot compartían datos en tiempo real para coordinar cada etapa, desde la cotización hasta el seguimiento del servicio.
Se implementaron altos estándares de seguridad en la integración, incluyendo encriptación TLS para proteger la transmisión de datos y tokens de autenticación para garantizar el acceso seguro.
La integración se logró mediante el desarrollo de una solución que conectaba los tres sistemas principales de la empresa:
La integración incluyó medidas de seguridad avanzadas, como encriptación TLS para todas las comunicaciones y un sistema de reintentos automáticos para garantizar la fiabilidad y precisión de la sincronización en caso de fallos.
La integración de HubSpot con la APP móvil y la administración web ofreció beneficios tangibles. Se logró automatizar los procesos de cotización, asignación y seguimiento de servicios técnicos, mejorando significativamente la eficiencia operativa y reduciendo el tiempo de respuesta. Gracias a la integración con HubSpot, la empresa pudo segmentar a los clientes de forma más precisa y personalizar las campañas de marketing en función del historial de servicios, además de optimizar la comunicación con los técnicos en campo.
Al permitir la vinculación de las cotizaciones y el seguimiento de los servicios en HubSpot, se mejoró la experiencia del cliente, quien ahora recibe un servicio más rápido, preciso y personalizado.
La integración de la APP móvil, la administración web y HubSpot transformó la eficiencia operativa de la empresa, mejorando tanto la experiencia del cliente como las capacidades de marketing. Este caso demuestra cómo una integración bidireccional y segura de los sistemas internos con HubSpot permite coordinar las operaciones diarias de campo y administración en una plataforma central, mejorando la calidad del servicio y optimizando la carga de trabajo.