Cómo Adaptar Cotizaciones en HubSpot para Mobiliario Educativo y Corporativo: Soluciones a Medida con Custom Quotes

Introducción:
Kassani, una empresa del sector de diseño de mobiliario eduactivo y corporativo, enfrenta desafíos únicos en la preparación de propuestas comerciales y contratos de servicios. La personalización de plantillas de cotizaciones en HubSpot se presenta como una solución estratégica para mejorar la eficiencia y profesionalismo en sus documentos, asegurando que cada propuesta esté perfectamente alineada con las necesidades del cliente.

Descripción del Problema:
Kassani utiliza las plantillas de cotizaciones en HubSpot para propuestas comerciales detalladas y contratos de servicios. Sin embargo, las plantillas estándar de HubSpot presentan varias limitaciones:

• Falta de flexibilidad para incluir detalles técnicos específicos.
• Limitaciones en la generación de cálculos específicos sobre datos de los elementos en línea.
• Imposibilidad de agrupar y generar subtotales sobre los elementos en línea.

Requisitos y Expectativas del Cliente:
Los objetivos clave de Kassani Diseño S.A.S con la personalización de plantillas de cotizaciones son:

• Crear cotizaciones más detalladas y personalizadas.
• Reducir el tiempo de preparación de propuestas comerciales.
• Mejorar la presentación y profesionalismo de los documentos.
• Ajustar las cotizaciones al modelo procedimental del área comercial de la compañía.

Causas Raíces del Problema:
El principal desafío de Kassani Diseño S.A.S radica en la necesidad de adaptar documentos a los requerimientos específicos del negocio, presentando valores agrupados de elementos para ofrecer una visión completa de la cotización. Las plantillas estándar no permiten la flexibilidad ni los cálculos necesarios para cumplir con estos requisitos.

Solución Propuesta:
La personalización de las plantillas de cotizaciones en HubSpot se llevó a cabo utilizando Sales Hub Enterprise y Marketing Pro. Se desarrollaron módulos personalizados para manejar datos específicos de clientes y proyectos, incluyendo:

• Agrupación de productos y servicios cotizados por categorías o tipos.
• Módulos adicionales como tablas de productos y secciones de términos y condiciones.
• Script en HUBL para reorganizar y agrupar los elementos en línea, realizando cálculos locales como subtotales por grupo, valores de descuento y valores finales post-descuento.

Implementación y Ejecución:

• Los pasos técnicos para la configuración y ejecución de la personalización son:
• Definición de la lógica para el script de agrupación y cálculos.
• Desarrollo de módulos personalizados para tablas de productos y secciones de términos y condiciones.
• Diseño y personalización de la plantilla utilizando CSS y HTML.
• Pruebas de integración y funcionalidad.
• Implementación y despliegue de las plantillas personalizadas.

Beneficios Tangibles:
Kassani obtuvo varios beneficios tangibles tras la personalización de las plantillas:

• Reducción del tiempo necesario para generar cotizaciones en un 50%.
• Mejora en la presentación profesional de los documentos.
• Aumento en la aceptación de propuestas comerciales.
• Retroalimentación positiva de los clientes sobre la claridad y profesionalismo de las cotizaciones.

Conclusión:
La personalización de plantillas de cotizaciones en HubSpot permitirá a Kassani Diseño S.A.S optimizar sus operaciones, mejorando la eficiencia y la presentación de sus propuestas comerciales. Esta solución no solo reducirá el tiempo de preparación de documentos, sino que también incrementará la aceptación de sus propuestas, demostrando la importancia de una estrategia bien ejecutada en la personalización de plantillas. Otros ejemplos de éxito en sectores similares refuerzan la efectividad de esta iniciativa, invitando a explorar cómo tu empresa también puede beneficiarse de esta optimización.