La admisión universitaria siempre ha sido un proceso largo, con montones de trámites, formularios y un sinfín de detalles que revisar. Si estás en una universidad, sabes que cada año las cosas pueden volverse un caos. Pero, ¿y si pudieras simplificarlo todo? ¿Y si pudieras automatizar gran parte del proceso y hacer que todo fuera más fluido tanto para los estudiantes como para el equipo de admisiones?
Hoy vamos a contarte cómo una universidad logró hacer justamente eso utilizando HubSpot, un CRM que ayudó a transformar su proceso de admisión. Spoiler: El resultado fue un éxito rotundo.
Verás cómo la automatización puede simplificar incluso los procesos más complejos y cómo HubSpot ayudó a mejorar la eficiencia de las admisiones universitarias, logrando mejores resultados con menos esfuerzo.
La admisión universitaria es uno de esos procesos que parece que nunca termina. Desde la recepción de solicitudes, el seguimiento a los estudiantes interesados, hasta la comunicación constante sobre los documentos requeridos, todo puede ser un caos si no se tiene un sistema bien organizado.
¿Por qué es un reto?
Aquí es donde HubSpot entró en juego. Esta universidad decidió automatizar su proceso de admisión, y la diferencia fue impresionante. Vamos a ver cómo lo hicieron:
Captura automática de datos
Con HubSpot, los formularios de inscripción en la web se conectan directamente al CRM. ¿El resultado? Los datos de los estudiantes se almacenan de inmediato y de forma organizada, sin necesidad de intervención manual. ¡Adiós a la perdida de información o a tener que introducirla a mano!
Ejemplo: Cuando un estudiante llena un formulario online, HubSpot lo registra automáticamente y asigna un seguimiento personalizado al equipo de admisiones.
Seguridad en el seguimiento
Cada estudiante es ingresado al sistema con su propio “viaje” de admisión. Esto quiere decir que HubSpot puede hacer un seguimiento continuo y recordar a los encargados de la admisión cuando deben enviar un correo, solicitar documentos o incluso hacer una llamada telefónica.
Ejemplo: HubSpot envía automáticamente correos recordatorios a los estudiantes para que no olviden completar su solicitud, y avisa a los encargados si algún documento está pendiente.
Comunicación fluida y personalizada
HubSpot permite automatizar las respuestas a preguntas frecuentes o enviar correos personalizados, lo que ayuda a mantener a los estudiantes informados sin sobrecargar al equipo.
Ejemplo: Si un estudiante envía un correo sobre requisitos de inscripción, HubSpot puede enviarle una respuesta automatizada con toda la información necesaria, ahorrando tiempo al equipo de admisiones.
Facilita la toma de decisiones
HubSpot también genera reportes e informes automáticos, lo que facilita que el equipo vea cuántas solicitudes se han recibido, qué documentos están completos, y en qué etapa se encuentra cada estudiante. Esto permite tomar decisiones rápidas y bien informadas.
Ejemplo: Un gráfico en el panel de HubSpot muestra el número exacto de solicitudes pendientes, las completadas y las que necesitan seguimiento. Con solo un vistazo, el equipo sabe dónde enfocar sus esfuerzos.
El impacto de la automatización fue inmediato:
Automatizar el proceso de admisión tiene varias ventajas clave, especialmente cuando lo haces con una herramienta como HubSpot:
Si tienes una universidad o institución educativa, quizás te preguntes:
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