El modelo de licencia por usuario parece barato al firmar, porque el precio por persona se ve pequeño. El costo real aparece meses después. El equipo crece y la factura crece con él, sin que el valor que recibes por cada usuario adicional haya crecido en la misma proporción.
¿Existen alternativas a pagar licencia por usuario?
Sí, y son más de las que parece cuando uno está atrapado dentro de un contrato ya firmado. Las más comunes son una tarifa plana sin importar cuántas personas lo usen, un modelo de uso en vez de asientos, o construir una herramienta propia que no tenga costo por asiento adicional.
Ninguna alternativa es automáticamente mejor. Cada una traslada el riesgo a un lugar distinto. La tarifa plana traslada el riesgo al proveedor, que asume el costo si tu equipo crece mucho más de lo previsto. El pago por uso lo traslada a que tu consumo sea predecible, porque un pico inesperado también encarece la factura. Construir algo propio lo traslada a que la inversión inicial se recupere con el tiempo, lo cual exige tener claridad sobre cuánto tiempo más vas a necesitar esa herramienta.
Ver estas tres opciones como traslados de riesgo, y no como precios simples, ayuda a comparar de forma más honesta. La pregunta relevante no es cuál es más barata en el papel, es cuál riesgo tu empresa está mejor preparada para asumir.
¿Cómo afecta el modelo por usuario el crecimiento del equipo?
Cada persona nueva que se suma al equipo trae consigo una licencia nueva. El costo del software crece a la misma velocidad que crece la nómina, no a la velocidad que crece el valor que ese software entrega.
El costo del software crece a la misma velocidad que crece la nómina, no a la velocidad que crece el valor que ese software entrega.
Esto genera una desconexión incómoda. El equipo puede duplicarse sin que el trabajo que hace la herramienta se duplique de forma proporcional. Diez personas usando un sistema de gestión de proyectos no necesariamente generan diez veces el valor que generaban cinco, pero sí pagan el doble.
La desconexión se nota más en roles de soporte que en roles operativos. Un vendedor que usa el CRM todos los días justifica su licencia con facilidad. Un asistente administrativo que entra al mismo sistema una vez por semana paga la misma licencia por una fracción del uso.
¿Por qué el costo total sorprende tanto tiempo después de firmar?
La decisión se toma mirando el precio por usuario en el momento de la firma, no el precio total proyectado a doce o veinticuatro meses. Ese horizonte más largo es justo cuando el crecimiento del equipo se refleja en la factura.
Es un patrón fácil de reconocer en retrospectiva. Se firma con cinco usuarios, el precio por persona parece razonable. Dieciocho meses después, el equipo tiene veinte usuarios en la misma herramienta. Nadie revisó el contrato de nuevo en el camino, porque cada aumento individual pareció pequeño en el momento en que ocurrió.
Sumar esos aumentos uno por uno da un total distinto al que se ve al firmar el contrato inicial. Es la misma lógica de cualquier costo que crece en pequeños incrementos: cada incremento por separado parece insignificante, pero la suma acumulada rara vez lo es.
¿A partir de qué tamaño de equipo conviene reconsiderar el modelo?
No hay un número universal, pero conviene revisarlo apenas la herramienta empieza a usarla la mayoría del equipo, no solo un grupo pequeño. Ahí es cuando el costo por usuario deja de ser marginal y empieza a competir con otras partidas del presupuesto.
La mediana de empleados entre las empresas que implementan HubSpot con Progresus es de 42, un tamaño donde el costo por usuario ya empieza a pesar en el presupuesto de software. No hace falta ser una empresa de cientos de personas para llegar al punto donde vale la pena hacer la cuenta completa, con el número real de usuarios de hoy y el proyectado a un año. Esa cuenta sencilla toma minutos y evita meses enteros de pagar de más sin haberlo decidido conscientemente.
La mediana de empleados entre las empresas que implementan HubSpot con Progresus es de 42, un tamaño donde el costo por usuario ya empieza a pesar en el presupuesto de software.
¿Qué alternativas existen al pago por usuario?
Una tarifa plana, un modelo de uso en vez de asientos, o una herramienta construida a la medida que cobra una sola vez por el desarrollo y no por cada persona que la usa después.
La opción de construir algo propio suele descartarse de entrada por parecer más cara al principio, sin comparar contra el costo acumulado de varios años de licencias que solo van a subir. La mediana de entrega de un proyecto de desarrollo a la medida es de 70 días, cuando el cliente aporta a tiempo lo que el equipo necesita. Ese es el punto de partida real para comparar, no una cifra estimada al aire.
La cuenta que vale la pena hacer es simple. Proyecta el costo acumulado de la licencia por usuario a tres años, con el crecimiento de equipo que esperas. Compáralo contra el costo de construir algo propio una sola vez. En equipos que crecen rápido, esa comparación suele sorprender a favor de la opción propia. En equipos que se mantienen estables, la licencia sigue siendo la opción más simple, y no hay razón para complicar algo que ya funciona bien a ese ritmo.
Sí. Las más comunes son un modelo de tarifa plana sin importar cuántas personas lo usen, o construir una herramienta propia que no tenga costo por asiento adicional.
Si quieres entender cuánto tarda construir lo tuyo, revisa por qué un desarrollo a la medida tarda lo que tarda. También puedes revisar alternativa a pagar licencia por usuario de software, dentro de la guía completa que Progresus Apps armó sobre desarrollo de software a la medida.
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